Phần Mềm CRM Bán Hàng: Quản Lý Sales, Lead & Pipeline
Phần mềm CRM bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình bán hàng từ tiếp nhận Lead, phân công nhân viên, chăm sóc khách hàng, quản lý cơ hội, báo giá đến chốt đơn và theo dõi doanh số trên một hệ thống.
Thay vì để dữ liệu khách hàng nằm rải rác trong Excel, Zalo, điện thoại hoặc file riêng của từng nhân viên, CRM giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu và kiểm soát hoạt động Sales theo một quy trình thống nhất.
Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều nhân viên kinh doanh, nhiều Lead và quy trình bán hàng kéo dài, việc sử dụng phần mềm CRM cho bán hàng giúp quản lý dễ dàng theo dõi Pipeline, hiệu suất Sales và cơ hội doanh thu.
CRMOnline cung cấp nền tảng CRM hỗ trợ quản lý khách hàng, Lead, cơ hội, Pipeline, báo giá, hợp đồng, đơn hàng, KPI và báo cáo bán hàng trên một hệ thống.
→ DÙNG THỬ CRM BÁN HÀNG MIỄN PHÍ
Phần mềm CRM bán hàng là gì?
Phần mềm CRM bán hàng là giải pháp quản lý quan hệ khách hàng tập trung vào hoạt động kinh doanh và bán hàng. Hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý từ khách hàng tiềm năng đến cơ hội, giao dịch, đơn hàng và chăm sóc sau bán.
Một hệ thống CRM bán hàng thường quản lý các nhóm dữ liệu và hoạt động như:
- Khách hàng tiềm năng (Lead).
- Khách hàng và người liên hệ.
- Cơ hội bán hàng.
- Pipeline bán hàng.
- Lịch sử tương tác với khách hàng.
- Công việc và lịch hẹn của Sales.
- Báo giá.
- Hợp đồng.
- Đơn hàng.
- Doanh số.
- KPI nhân viên.
- Báo cáo hoạt động bán hàng.
Mục tiêu của CRM bán hàng không chỉ là lưu thông tin khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình Sales và tăng khả năng chuyển đổi Lead thành khách hàng.
Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm CRM bán hàng?
1. Dữ liệu Sales nằm rải rác
Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý khách hàng bằng Excel, Google Sheets, điện thoại hoặc các file riêng của từng nhân viên.
Khi số lượng khách hàng tăng lên, việc tìm kiếm lịch sử giao dịch và cập nhật thông tin trở nên khó khăn.
CRM giúp tập trung dữ liệu khách hàng và hoạt động bán hàng trên một hệ thống.
2. Không kiểm soát được nhân viên Sales
Quản lý có thể gặp khó khăn khi muốn biết nhân viên đang chăm sóc khách hàng nào, đã liên hệ bao nhiêu khách hàng hoặc cơ hội nào sắp chốt.
Phần mềm CRM bán hàng giúp ghi nhận hoạt động và tiến độ của từng nhân viên.
3. Lead bị bỏ quên
Marketing có thể tạo ra rất nhiều Lead nhưng nếu không được phân công và theo dõi đúng quy trình, một phần Lead sẽ không được chăm sóc kịp thời.
CRM giúp doanh nghiệp quản lý Lead, phân công người phụ trách và theo dõi quá trình xử lý.
4. Không biết Pipeline đang ở đâu
Nếu chỉ sử dụng Excel, quản lý thường phải tổng hợp thủ công để biết có bao nhiêu cơ hội đang tư vấn, báo giá hoặc đàm phán.
CRM cho phép trực quan hóa Pipeline theo từng giai đoạn bán hàng.
5. Khó đo lường hiệu quả Sales
Doanh nghiệp cần biết nhân viên nào đang có nhiều cơ hội, tỷ lệ chuyển đổi ra sao, doanh số đạt được bao nhiêu và nguồn Lead nào mang lại hiệu quả.
Dữ liệu CRM giúp xây dựng báo cáo bán hàng và KPI dựa trên hoạt động thực tế.
Phần mềm CRM bán hàng quản lý những gì?
1. Quản lý Lead
Lead là những khách hàng tiềm năng có thể phát sinh nhu cầu mua sản phẩm hoặc dịch vụ.
CRM giúp doanh nghiệp quản lý Lead theo nguồn, trạng thái, người phụ trách và mức độ tiềm năng.
Với CRMOnline, quy trình bán hàng LeadCard hỗ trợ quản lý khách hàng tiềm năng và theo dõi các bước từ tiềm năng đến phát sinh nhu cầu và mua hàng.
2. Quản lý khách hàng
Thông tin khách hàng được lưu trữ tập trung để Sales có thể nhanh chóng xem thông tin, lịch sử làm việc và các giao dịch liên quan.
Doanh nghiệp có thể quản lý khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp, người liên hệ và các thông tin liên quan.
3. Quản lý cơ hội bán hàng
Mỗi cơ hội bán hàng có thể được theo dõi riêng với thông tin khách hàng, giá trị dự kiến, giai đoạn bán hàng và nhân viên phụ trách.
Điều này giúp quản lý dễ dàng xác định những cơ hội có khả năng tạo doanh thu trong thời gian tới.
4. Quản lý Pipeline
Pipeline bán hàng giúp doanh nghiệp nhìn thấy toàn bộ cơ hội đang nằm ở đâu trong quy trình.
Ví dụ:
Lead → Liên hệ → Có nhu cầu → Tư vấn → Báo giá → Đàm phán → Chốt đơn
Thay vì xem một danh sách dữ liệu dài, quản lý có thể nhìn tổng quan số lượng cơ hội ở từng giai đoạn.
5. Quản lý hoạt động Sales
CRM giúp Sales ghi nhận các hoạt động như:
- Cuộc gọi.
- Cuộc gặp.
- Email.
- Ghi chú.
- Lịch hẹn.
- Công việc cần thực hiện.
- Follow-up khách hàng.
Nhờ đó, lịch sử làm việc với khách hàng không chỉ nằm trong trí nhớ hoặc điện thoại cá nhân của nhân viên.
6. Quản lý báo giá
Đối với doanh nghiệp bán sản phẩm hoặc dịch vụ có quy trình báo giá, CRM có thể liên kết báo giá với khách hàng và cơ hội bán hàng.
CRMOnline hiện hỗ trợ quản lý báo giá và in báo giá theo mẫu.
7. Quản lý hợp đồng
Sau khi khách hàng đồng ý với báo giá, doanh nghiệp có thể tiếp tục quản lý thông tin hợp đồng trong cùng hệ thống.
Điều này giúp giảm việc phải tìm kiếm dữ liệu ở nhiều file khác nhau.
8. Quản lý đơn hàng
CRM bán hàng có thể kết nối cơ hội với đơn hàng để theo dõi quá trình từ bán hàng đến hoàn tất giao dịch.
CRMOnline hỗ trợ quản lý đơn hàng, in bill và các thông tin thực hiện đơn hàng.
9. Quản lý doanh số và KPI
Quản lý cần biết nhân viên đang đạt bao nhiêu doanh số và hiệu quả bán hàng như thế nào.
CRM có thể sử dụng dữ liệu Lead, cơ hội, đơn hàng và hoạt động Sales để xây dựng báo cáo KPI.
CRMOnline có module quản lý KPI và báo cáo chi tiết KPI cho nhân viên.
Quy trình bán hàng bằng phần mềm CRM
Một quy trình CRM bán hàng có thể triển khai theo các bước:
Bước 1: Tiếp nhận Lead
Lead được thu thập từ Website, quảng cáo, Facebook, Zalo, điện thoại, sự kiện hoặc các nguồn khác.
Bước 2: Phân loại Lead
Doanh nghiệp đánh giá Lead theo nhu cầu, nguồn, sản phẩm quan tâm và mức độ tiềm năng.
Bước 3: Phân công Sales
Lead được giao cho nhân viên hoặc nhóm Sales phụ trách.
Bước 4: Tư vấn và Follow-up
Sales liên hệ khách hàng, ghi nhận nhu cầu và cập nhật lịch sử tương tác.
Bước 5: Tạo cơ hội bán hàng
Những Lead có nhu cầu rõ ràng được chuyển thành cơ hội để theo dõi trong Pipeline.
Bước 6: Báo giá
Sales gửi báo giá và cập nhật kết quả trao đổi với khách hàng.
Bước 7: Đàm phán
Doanh nghiệp theo dõi các điều kiện giao dịch, nhu cầu và khả năng chốt đơn.
Bước 8: Chốt đơn
Khi khách hàng đồng ý, cơ hội được chuyển sang trạng thái thắng và phát sinh đơn hàng hoặc hợp đồng.
Bước 9: Chăm sóc sau bán
Sau khi giao dịch hoàn tất, doanh nghiệp tiếp tục chăm sóc để tăng khả năng khách hàng quay lại hoặc mua thêm.
CRM bán hàng giúp Sales tăng hiệu quả như thế nào?
Không bỏ sót khách hàng
Sales có thể theo dõi danh sách Lead và khách hàng cần xử lý thay vì dựa hoàn toàn vào ghi chú cá nhân.
Biết việc cần làm tiếp theo
Các công việc, cuộc gọi, cuộc gặp và lịch Follow-up được quản lý trên hệ thống.
Nắm được lịch sử khách hàng
Sales có thể xem lại những lần làm việc trước để hiểu nhu cầu và tránh hỏi lại những thông tin khách hàng đã cung cấp.
Ưu tiên cơ hội có giá trị
Pipeline giúp Sales và quản lý xác định những cơ hội đang ở giai đoạn quan trọng để ưu tiên xử lý.
Giảm thời gian làm báo cáo
Dữ liệu hoạt động bán hàng được cập nhật trên hệ thống, giúp hạn chế việc Sales phải tổng hợp báo cáo thủ công.
CRM bán hàng giúp quản lý doanh nghiệp như thế nào?
Đối với quản lý Sales, CRM cung cấp một góc nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh.
Quản lý có thể theo dõi:
- Số lượng Lead.
- Nguồn Lead.
- Số lượng cơ hội.
- Giá trị Pipeline.
- Tỷ lệ chuyển đổi.
- Doanh số từng nhân viên.
- Hoạt động của Sales.
- Số lượng báo giá.
- Số lượng đơn hàng.
- KPI nhân viên.
CRMOnline cung cấp báo cáo hoạt động bán hàng và khả năng theo dõi KPI, doanh số và hiệu quả kinh doanh theo dữ liệu hệ thống.
Phần mềm CRM bán hàng khác Excel như thế nào?
| Tiêu chí | Excel | CRM bán hàng |
|---|---|---|
| Lưu thông tin khách hàng | Có | Có |
| Quản lý Lead | Có nhưng thường thủ công | Có theo quy trình |
| Pipeline | Khó trực quan | Quản lý theo giai đoạn |
| Lịch sử tương tác | Hạn chế | Tập trung trên khách hàng |
| Phân công Sales | Thường thủ công | Có thể quản lý trên hệ thống |
| Follow-up | Dễ bỏ sót | Có quản lý công việc và lịch |
| Báo giá | File riêng | Quản lý theo khách hàng/cơ hội |
| Đơn hàng | Thường phải liên kết nhiều file | Quản lý trên cùng hệ thống |
| KPI Sales | Phải tổng hợp | Có thể theo dõi trên hệ thống |
| Báo cáo | Thường phải làm thủ công | Dựa trên dữ liệu CRM |
Excel vẫn phù hợp với nhu cầu quản lý dữ liệu đơn giản. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhiều nhân viên Sales và quy trình bán hàng nhiều bước, CRM sẽ phù hợp hơn để quản lý tập trung.
Phần mềm CRM bán hàng phù hợp với doanh nghiệp nào?
CRM bán hàng phù hợp với những doanh nghiệp có nhu cầu quản lý khách hàng và đội ngũ kinh doanh theo quy trình.
- Doanh nghiệp B2B.
- Công ty dịch vụ.
- Công ty thương mại.
- Doanh nghiệp phân phối.
- Doanh nghiệp có đội ngũ Sales.
- Doanh nghiệp có nhiều nguồn Lead.
- Doanh nghiệp có quy trình báo giá và hợp đồng.
- Doanh nghiệp cần quản lý Pipeline.
- Doanh nghiệp cần theo dõi KPI Sales.
CRMOnline hiện triển khai các giải pháp CRM theo nhiều mô hình như dịch vụ B2B, gara ô tô, spa – thẩm mỹ viện và bất động sản.
Các tiêu chí chọn phần mềm CRM bán hàng
1. Có quản lý Lead và Pipeline
Đây là nhóm tính năng quan trọng nếu mục tiêu chính là quản lý Sales.
2. Có lịch sử tương tác khách hàng
Sales cần xem được quá trình làm việc với khách hàng để đảm bảo việc Follow-up không bị gián đoạn.
3. Có báo giá, hợp đồng và đơn hàng
Nếu doanh nghiệp có quy trình bán hàng nhiều bước, nên ưu tiên CRM có khả năng liên kết các nghiệp vụ này.
4. Có báo cáo và KPI
Quản lý cần dữ liệu để đánh giá hiệu quả từng nhân viên và toàn bộ đội ngũ Sales.
5. Có khả năng tích hợp
CRM nên có khả năng kết nối với Website, Zalo, Facebook, Email, tổng đài hoặc các công cụ doanh nghiệp đang sử dụng.
CRMOnline hiện hỗ trợ tích hợp Website, Zalo, Facebook, AI Chatbot, tổng đài VoIP và Email Amazon SES.
6. Có Mobile App
Sales thường xuyên làm việc bên ngoài văn phòng nên khả năng sử dụng CRM trên điện thoại là một yếu tố đáng cân nhắc.
CRMOnline hiện cung cấp Mobile App trên App Store và CH Play cho các gói hỗ trợ tính năng này.
7. Có thể tùy biến theo quy trình
Mỗi doanh nghiệp có cách bán hàng khác nhau. CRM nên có khả năng tùy biến trường dữ liệu, quy trình và nghiệp vụ phù hợp với thực tế.
CRMOnline định hướng tùy biến CRM theo quy trình doanh nghiệp.
Phần mềm CRM bán hàng CRMOnline có gì?
CRMOnline tập trung quản lý khách hàng, Sales và chăm sóc khách hàng trên một nền tảng.
Đối với hoạt động bán hàng, hệ thống hỗ trợ các nhóm nghiệp vụ chính:
- Quản lý Lead.
- Quản lý Account và Contact.
- Quản lý cơ hội bán hàng.
- Quản lý Pipeline.
- Quản lý cuộc gọi và cuộc gặp.
- Quản lý công việc.
- Quản lý báo giá.
- Quản lý hợp đồng.
- Quản lý đơn hàng.
- Quản lý thu chi, công nợ và lợi nhuận.
- Quản lý KPI.
- Quản lý hoa hồng Sales.
- Báo cáo hoạt động bán hàng.
- Tích hợp Zalo OA/ZNS.
- Mobile App.
Các nhóm tính năng và gói dịch vụ hiện tại được CRMOnline công bố trên trang sản phẩm và bảng giá.
→ Xem toàn bộ tính năng CRMOnline
CRMOnline giúp quản lý Pipeline bán hàng như thế nào?
Pipeline giúp doanh nghiệp nhìn thấy các cơ hội bán hàng theo từng giai đoạn.
Ví dụ:
- Tiềm năng: khách hàng mới phát sinh.
- Đang liên hệ: Sales bắt đầu tư vấn.
- Phát sinh nhu cầu: khách hàng có nhu cầu rõ ràng.
- Báo giá: doanh nghiệp đã gửi đề xuất.
- Đàm phán: hai bên đang trao đổi điều kiện.
- Chốt đơn: giao dịch được xác nhận.
Với cách quản lý này, Sales biết mình cần xử lý cơ hội nào tiếp theo và quản lý có thể nhìn thấy tình hình Pipeline của đội ngũ.
CRMOnline hiện có quy trình bán hàng LeadCard và quản lý cơ hội trong hệ thống CRM.
CRM bán hàng có thể kết hợp Marketing và chăm sóc khách hàng không?
Có. CRM hiện đại không chỉ phục vụ riêng Sales mà còn kết nối các hoạt động Marketing và chăm sóc khách hàng.
Ví dụ một khách hàng có thể đi qua hành trình:
Marketing → Lead → Sales → Cơ hội → Đơn hàng → Chăm sóc → Mua lại
Khi dữ liệu được liên kết, doanh nghiệp có thể hiểu nguồn khách hàng, quá trình bán hàng và lịch sử chăm sóc trong cùng một hệ thống.
CRMOnline định vị nền tảng theo hướng quản lý khách hàng, Sales và CSKH trên một nền tảng duy nhất.
Chi phí phần mềm CRM bán hàng bao nhiêu?
Chi phí CRM phụ thuộc vào số lượng người dùng, tính năng, mức độ tùy chỉnh và các module doanh nghiệp sử dụng.
CRMOnline hiện công bố gói CRM cơ bản từ 35.000đ/người dùng/tháng, cùng các module tùy chọn như KPI, đơn hàng, thu chi – công nợ – lợi nhuận, hoa hồng và chia Lead tự động.
Doanh nghiệp nên lựa chọn gói dựa trên quy mô đội Sales và quy trình bán hàng thực tế thay vì chỉ nhìn vào giá phần mềm.
Cách triển khai CRM bán hàng hiệu quả
Bước 1: Xác định quy trình bán hàng
Liệt kê các bước hiện tại từ khi Lead phát sinh đến khi chốt đơn.
Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu
Tập hợp dữ liệu khách hàng, loại bỏ dữ liệu trùng và thống nhất các trường thông tin.
Bước 3: Xây dựng Pipeline
Xác định các giai đoạn bán hàng phù hợp với quy trình thực tế.
Bước 4: Phân quyền Sales
Xác định quyền xem, tạo và chỉnh sửa dữ liệu của từng vai trò.
Bước 5: Đưa Lead vào hệ thống
Đưa Lead từ các nguồn vào CRM và thiết lập quy trình phân công.
Bước 6: Đào tạo Sales
Hướng dẫn nhân viên cập nhật Lead, hoạt động, cơ hội, báo giá và kết quả bán hàng.
Bước 7: Thiết lập KPI
Xác định các chỉ số cần theo dõi như số Lead, số cuộc gọi, số cơ hội, tỷ lệ chuyển đổi và doanh số.
Bước 8: Đo lường và tối ưu
Sau một thời gian sử dụng, doanh nghiệp cần xem lại dữ liệu và điều chỉnh Pipeline, báo cáo và quy trình để CRM ngày càng phù hợp hơn.
Những sai lầm khi triển khai CRM bán hàng
Chọn CRM chỉ dựa vào giá
Phần mềm rẻ nhưng không phù hợp quy trình có thể khiến doanh nghiệp tốn thêm thời gian và chi phí triển khai.
Bật quá nhiều tính năng ngay từ đầu
Doanh nghiệp nên bắt đầu với những nghiệp vụ quan trọng nhất như Lead, khách hàng, Pipeline và Sales trước khi mở rộng.
Không chuẩn hóa dữ liệu
Dữ liệu cũ bị trùng hoặc thiếu thông tin sẽ làm giảm chất lượng báo cáo CRM.
Nhân viên không cập nhật dữ liệu
CRM chỉ có giá trị khi Sales sử dụng thường xuyên. Doanh nghiệp cần xây dựng quy định cập nhật và theo dõi mức độ sử dụng.
Không có người phụ trách CRM
Nên có một người hoặc nhóm chịu trách nhiệm quản trị hệ thống, hỗ trợ nhân viên và tối ưu quy trình.
Câu hỏi thường gặp về phần mềm CRM bán hàng
Phần mềm CRM bán hàng có phải phần mềm quản lý bán hàng không?
Hai khái niệm có điểm giao nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau. CRM tập trung vào quan hệ khách hàng, Lead, cơ hội và quá trình bán hàng; trong khi phần mềm quản lý bán hàng có thể tập trung nhiều hơn vào đơn hàng, sản phẩm, tồn kho hoặc giao dịch. Một CRM hiện đại có thể tích hợp nhiều nghiệp vụ bán hàng trong cùng hệ thống.
Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng CRM bán hàng không?
Có, nếu doanh nghiệp có đội Sales, nhiều Lead hoặc cần kiểm soát khách hàng và cơ hội bán hàng. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với những tính năng cơ bản rồi mở rộng khi quy mô tăng.
CRM có quản lý được Lead không?
Có. Quản lý Lead là một trong những nghiệp vụ quan trọng của CRM bán hàng. Lead có thể được phân loại, phân công, chăm sóc và chuyển thành cơ hội bán hàng.
CRM có quản lý Pipeline không?
Có. Pipeline giúp doanh nghiệp theo dõi cơ hội theo từng giai đoạn của quy trình bán hàng.
CRM có quản lý báo giá và đơn hàng không?
Tùy từng phần mềm và gói sử dụng. CRMOnline hiện hỗ trợ quản lý báo giá, hợp đồng và đơn hàng ở các gói/tính năng tương ứng.
CRM có theo dõi KPI Sales không?
Có. CRM có thể sử dụng dữ liệu hoạt động và doanh số để xây dựng KPI và báo cáo hiệu suất nhân viên. CRMOnline hiện có module quản lý KPI.
CRM có dùng trên điện thoại được không?
Có, tùy nền tảng. CRMOnline hiện cung cấp Mobile App CRMOnline trên App Store và CH Play cho các tính năng/gói hỗ trợ mobile app.
Kết luận
Phần mềm CRM bán hàng giúp doanh nghiệp chuyển từ cách quản lý Sales thủ công sang một quy trình bán hàng có hệ thống.
Từ Lead, khách hàng, cơ hội, Pipeline, hoạt động Sales đến báo giá, hợp đồng, đơn hàng, KPI và báo cáo, toàn bộ dữ liệu có thể được quản lý tập trung.
Đối với doanh nghiệp đang gặp tình trạng Lead bị bỏ quên, Sales làm việc rời rạc, không kiểm soát Pipeline hoặc quản lý không biết đội ngũ đang bán hàng như thế nào, CRM là giải pháp đáng cân nhắc.
CRMOnline cung cấp nền tảng CRM có khả năng quản lý khách hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng, báo cáo và tùy biến theo quy trình doanh nghiệp.
→ DÙNG THỬ PHẦN MỀM CRM BÁN HÀNG MIỄN PHÍ