Quản lý gara từ xa bằng điện thoại là gì?

Quản lý gara từ xa bằng điện thoại là việc chủ gara sử dụng hệ thống quản lý online để theo dõi dữ liệu và hoạt động của xưởng ngay cả khi không trực tiếp có mặt tại gara.

Thay vì phải gọi điện cho từng nhân viên hoặc chờ cuối ngày nhận báo cáo, chủ gara có thể chủ động truy cập hệ thống để kiểm tra những thông tin quan trọng.

Mục tiêu của quản lý từ xa không phải là biến điện thoại thành một chiếc máy tính thu nhỏ. Điều quan trọng hơn là:

• Biết gara đang hoạt động như thế nào.
• Biết những xe nào đang được xử lý.
• Nắm được tình hình doanh thu và giao dịch.
• Kiểm soát công nợ.
• Theo dõi biến động kho và phụ tùng.
• Có dữ liệu để đưa ra quyết định khi cần.

Vì sao chủ gara cần quản lý từ xa?

Khi gara còn nhỏ, chủ gara thường trực tiếp có mặt tại xưởng và có thể kiểm soát công việc bằng cách trao đổi trực tiếp với nhân viên.

Nhưng khi quy mô gara tăng lên, cách quản lý này bắt đầu gặp giới hạn. Chủ gara có thể phải đi gặp khách hàng, làm việc với nhà cung cấp, nhập hàng, mở thêm điểm kinh doanh hoặc xử lý những công việc khác.

Trong khi đó, hoạt động tại gara vẫn diễn ra liên tục.

Đây chính là lý do quản lý gara từ xa bằng điện thoại trở thành một phần quan trọng trong mô hình vận hành gara hiện đại.

Không có mặt tại gara, chủ gara cần kiểm soát những gì?

Quản lý từ xa hiệu quả không có nghĩa là chủ gara phải kiểm tra mọi chi tiết. Điều quan trọng là có thể nhanh chóng nắm được những dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và tài chính của gara.

Chủ gara đi công tác vẫn có thể nắm được tình hình xưởng

Đi công tác không có nghĩa là hoạt động của gara dừng lại. Nhân viên vẫn tiếp nhận xe, thực hiện sửa chữa, sử dụng phụ tùng, phát sinh giao dịch và làm việc với khách hàng.

Nếu dữ liệu quản lý chỉ nằm tại một máy tính trong xưởng, chủ gara sẽ phụ thuộc rất nhiều vào việc nhân viên báo cáo.

Với hệ thống quản lý online, chủ gara có thể truy cập dữ liệu khi cần, từ đó giảm sự phụ thuộc vào việc hỏi và tổng hợp thông tin thủ công.

Theo dõi xe đang sửa để biết gara có đang vận hành đúng tiến độ

Đối với chủ gara, số lượng xe đang nằm xưởng là một trong những chỉ số quan trọng. Tuy nhiên, chỉ biết “có xe đang sửa” là chưa đủ.

Chủ gara cần có khả năng tra cứu thông tin liên quan đến từng xe khi cần, chẳng hạn khách hàng nào đang sử dụng dịch vụ, xe đang thực hiện những hạng mục gì và thông tin sửa chữa đã được ghi nhận trên hệ thống hay chưa.

Điều này giúp chủ gara có thêm cơ sở để đánh giá tình hình vận hành mà không phải trực tiếp đi kiểm tra từng khu vực trong xưởng.

Kiểm soát doanh thu khi không có mặt tại gara

Một trong những lý do chủ gara cần quản lý từ xa là không muốn chờ đến cuối ngày mới biết tình hình kinh doanh.

Khi dữ liệu giao dịch được cập nhật trên hệ thống, chủ gara có thể chủ động kiểm tra số liệu doanh thu theo nhu cầu.

Từ đó, việc điều hành gara có thể chuyển từ:

Đây là nền tảng quan trọng để chủ gara quản lý dựa trên dữ liệu thay vì chỉ dựa vào lời báo cáo.

Kiểm soát công nợ từ xa

Công nợ là một vấn đề khác mà chủ gara cần quan tâm khi không trực tiếp có mặt tại xưởng.

Nếu thông tin công nợ được ghi chép ở nhiều nơi, việc kiểm tra khách hàng nào chưa thanh toán hoặc giao dịch nào cần xử lý sẽ mất nhiều thời gian.

Khi dữ liệu được quản lý tập trung trên hệ thống, chủ gara có thể tra cứu thông tin công nợ khi cần thay vì phải chờ nhân viên tổng hợp.

Theo dõi kho phụ tùng mà không cần đứng tại kho

Kho phụ tùng liên quan trực tiếp đến chi phí sửa chữa và lợi nhuận của gara. Vì vậy, chủ gara cần biết tình trạng kho ngay cả khi không trực tiếp kiểm tra tại xưởng.

Với CarSoft, thông tin phụ tùng và kho được quản lý trên cùng hệ thống, giúp người quản lý thuận tiện hơn khi cần kiểm tra dữ liệu.

Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn về nghiệp vụ này, có thể xem thêm bài: Quản lý kho phụ tùng gara ô tô .

Quản lý từ xa giúp chủ gara giảm phụ thuộc vào báo cáo thủ công

Một gara có thể có rất nhiều thông tin phát sinh mỗi ngày: khách hàng mới, xe mới, báo giá, sửa chữa, phụ tùng, thanh toán và công nợ.

Nếu tất cả thông tin đều phải được nhân viên tổng hợp rồi báo lại, chủ gara vừa mất thời gian vừa khó kiểm tra tính đầy đủ của dữ liệu.

Phần mềm quản lý gara giúp chuẩn hóa quá trình ghi nhận dữ liệu, để chủ gara có thể truy cập thông tin đã được cập nhật trên hệ thống.

Quản lý một gara hay nhiều điểm gara từ xa

Khi mô hình kinh doanh phát triển, chủ gara có thể không chỉ quản lý một điểm sửa chữa. Lúc này, nhu cầu theo dõi hoạt động từ xa càng trở nên quan trọng.

Thay vì phải di chuyển liên tục giữa các địa điểm, dữ liệu được quản lý trên hệ thống giúp chủ gara có cơ sở để theo dõi hoạt động và kiểm tra thông tin khi cần.

Đây cũng là một bước quan trọng khi gara muốn chuyển từ mô hình “chủ gara trực tiếp kiểm soát mọi việc” sang mô hình “hệ thống giúp chủ gara kiểm soát hoạt động”.

Quản lý gara từ xa không có nghĩa là quản lý bằng cảm tính

Một trong những rủi ro khi chủ gara không có mặt tại xưởng là phải dựa quá nhiều vào thông tin truyền miệng.

Ví dụ:

• Nhân viên nói hôm nay có nhiều xe.
• Nhân viên báo đã xuất phụ tùng.
• Nhân viên báo đã thu tiền.
• Nhân viên báo khách hàng còn công nợ.

Những thông tin này cần được phản ánh bằng dữ liệu trên hệ thống để chủ gara có thể kiểm tra khi cần.

Vì vậy, quản lý từ xa hiệu quả phải đi cùng với quy trình quản lý gara rõ ràng và dữ liệu được cập nhật đầy đủ.

CarSoft hỗ trợ chủ gara quản lý từ xa như thế nào?

CarSoft là giải pháp quản lý gara online giúp tập trung dữ liệu vận hành trên một hệ thống. Giao diện responsive cho phép hệ thống được sử dụng trên nhiều loại thiết bị, trong đó có điện thoại.

Nhờ đó, chủ gara có thể truy cập hệ thống để kiểm tra các thông tin cần thiết mà không nhất thiết phải có mặt tại máy tính trong xưởng.

Các dữ liệu như khách hàng, xe, sửa chữa, phụ tùng, giao dịch và công nợ được quản lý trên cùng hệ thống theo các nghiệp vụ của gara.

Nếu mày muốn tìm hiểu khả năng sử dụng CarSoft trên điện thoại, xem thêm bài trụ cột: Phần mềm quản lý gara trên điện thoại .

Khi nào gara nên chuyển sang quản lý từ xa?

Gara nên cân nhắc quản lý từ xa khi chủ gara bắt đầu gặp một hoặc nhiều vấn đề sau:

• Không thể có mặt tại xưởng cả ngày.
• Phải thường xuyên đi công tác hoặc gặp khách hàng.
• Số lượng nhân viên tăng lên.
• Số lượng xe sửa chữa ngày càng nhiều.
• Khó theo dõi doanh thu trong ngày.
• Khó kiểm soát công nợ.
• Không nắm được tình hình kho khi ở ngoài gara.
• Phụ thuộc quá nhiều vào báo cáo thủ công.
• Có kế hoạch mở thêm điểm hoặc chi nhánh.

Khi những vấn đề này xuất hiện, việc quản lý bằng sổ sách hoặc các file rời rạc sẽ ngày càng khó đáp ứng nhu cầu vận hành.

Quản lý gara từ xa bằng điện thoại mang lại lợi ích gì?

Câu hỏi thường gặp về quản lý gara từ xa bằng điện thoại

Không có mặt tại gara nhưng vẫn phải kiểm soát được gara

Khi dữ liệu khách hàng, xe, sửa chữa, kho, doanh thu và công nợ được quản lý tập trung, chủ gara có thể điều hành dựa trên dữ liệu thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo thủ công.

Tìm hiểu CarSoft