Phần mềm quản lý gara ô tô CRMOnline: Hướng dẫn sử dụng
Trong hoạt động của một gara ô tô, mỗi ngày có thể phát sinh hàng chục đến hàng trăm lệnh sửa chữa với nhiều công đoạn khác nhau như tiếp nhận xe, lập báo giá, phân công kỹ thuật viên, xuất kho vật tư. Việc thiếu đi một phần mềm quản lý gara CRMOnline chuyên nghiệp sẽ khiến gara rất dễ gặp tình trạng thất thoát vật tư, sai lệch doanh thu hoặc khó kiểm soát tiến độ.
CRMOnline.CarSoft được phát triển nhằm số hóa toàn bộ quy trình vận hành gara trên một nền tảng duy nhất. Mỗi nghiệp vụ đều được liên kết với nhau, giúp dữ liệu được kế thừa xuyên suốt từ khi khách hàng mang xe đến cho đến khi hoàn tất thanh toán.
Trong bài viết này, CRMOnline sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình vận hành dịch vụ sửa chữa trên CRMOnline.CarSoft.
Quy trình tổng quan trên phần mềm quản lý gara CRMOnline
Một quy trình sửa chữa tiêu chuẩn trên CRMOnline.CarSoft bao gồm 8 bước:
- Thiết lập dữ liệu hệ thống
- Tiếp nhận khách hàng
- Lập và quản lý báo giá
- Tạo Phiếu sửa chữa
- Quyết toán và xuất kho
- Quản lý thu chi
- Theo dõi công nợ
- Báo cáo doanh thu
Mỗi bước đều được liên kết với bước tiếp theo nhằm đảm bảo dữ liệu không phải nhập lại nhiều lần.
Bước 1. Thiết lập dữ liệu hệ thống
Mục đích
– Thiết lập dữ liệu ban đầu để CRMOnline.CarSoft có thể tự động xử lý các nghiệp vụ báo giá, xuất kho, tính giá vốn và báo cáo. Thông thường bước này chỉ thực hiện một lần khi triển khai hệ thống.
1.1 Khai báo danh mục Công việc (Dịch vụ)
Đường dẫn: Quản lý Gara → Công việc/Vật tư → Tạo Sản phẩm DV
Danh mục này dùng để quản lý các khoản tiền công sửa chữa, ví dụ:
- Thay nhớt động cơ
- Bảo dưỡng định kỳ
- Sơn cản trước
- Cân chỉnh thước lái
Thông tin cần khai báo
- Mã hàng
- Tên dịch vụ
- Nhóm dịch vụ
- Đơn vị tính
- Đơn giá
- Loại sản phẩm
Lưu ý: Trường Loại sản phẩm phải chọn Dịch vụ/Công việc. Các hạng mục này sẽ không tham gia quản lý tồn kho.
1.2 Khai báo danh mục Vật tư – Phụ tùng
Đường dẫn: Quản lý Gara → Công việc/Vật tư → Tạo Sản phẩm DV
Danh mục này quản lý toàn bộ phụ tùng và vật tư tiêu hao của gara.
Ví dụ:
- Dầu nhớt
- Má phanh
- Đèn xe
- Lọc dầu
- Ắc quy
Lưu ý: Ngoài các thông tin cơ bản, cần đặc biệt chú ý trường Loại sản phẩm. Bắt buộc chọn “Sản phẩm/Hàng hóa”.
Đây là điều kiện để CRMOnline.CarSoft có thể tự động:
- Xuất kho
- Trừ tồn
- Tính giá vốn
- Ghi nhận chi phí vật tư
Mẹo: Nên thống nhất quy tắc đặt mã hàng (ví dụ: THAYNHOT, VT001, CASTROL5W30…) để việc tìm kiếm và quản lý sau này nhanh hơn.
Bước 2. Tiếp nhận khách hàng và lập Phiếu báo giá
Mục đích
– Tiếp nhận thông tin khách hàng và xe, đồng thời xác định các hạng mục cần sửa chữa.
Đường dẫn: Quản lý Gara → Phiếu Báo giá
Thực hiện
Trường hợp khách hàng cũ
Chỉ cần nhập:
- Biển số xe hoặc
- Số điện thoại
CRMOnline.CarSoft sẽ tự động hiển thị:
- Hồ sơ khách hàng
- Hồ sơ xe
- Lịch sử sửa chữa
- Các lần bảo dưỡng trước
Nhờ đó, cố vấn dịch vụ không cần nhập lại thông tin.
Trường hợp khách hàng mới
Nhập đầy đủ:
- Họ tên
- Số điện thoại
- Biển số xe
- Hãng xe
- Dòng xe
- Năm sản xuất
- Số kilomet
Sau khi lưu, hệ thống sẽ tự động tạo hồ sơ khách hàng để sử dụng cho các lần tiếp theo.
Tiếp theo, lựa chọn các dịch vụ và vật tư cần thực hiện.
Ngay khi được chọn, CRMOnline.CarSoft sẽ tự động:
- Lấy đơn giá mặc định
- Tính số lượng
- Tính thành tiền
- Tính tổng chi phí dự kiến
Kết quả
Phiếu Báo giá được tạo thành công và sẵn sàng chuyển sang bước xác nhận sửa chữa.
Bước 3. Quản lý báo giá
Sau khi hoàn tất việc tiếp nhận, cố vấn dịch vụ cần kiểm tra lại toàn bộ báo giá trước khi gửi khách hàng.
CRMOnline.CarSoft cho phép:
- Điều chỉnh giá bán
- Áp dụng chiết khấu theo số tiền hoặc %
- Khai báo điều khoản thanh toán
- Nhập thời gian dự kiến hoàn thành
- Thiết lập thời gian bảo hành
Mọi thay đổi đều được hệ thống tự động tính toán lại tổng giá trị báo giá.
Sau khi hoàn tất, người dùng có thể:
- In Phiếu Báo giá
- Gửi Email
- Gửi Zalo
Khi khách hàng đồng ý, chỉ cần chọn Hành động → Tạo Phiếu sửa chữa.
Không cần nhập lại dữ liệu.
Bước 4. Quản lý sửa chữa
CRMOnline.CarSoft sẽ tự động kế thừa toàn bộ dữ liệu từ Phiếu Báo giá, bao gồm:
- Khách hàng
- Xe
- Dịch vụ
- Vật tư
- Ghi chú
Tại bước này, cố vấn dịch vụ có thể:
- Phân công kỹ thuật viên
- Giao việc cho từng tổ sửa chữa
- Bổ sung yêu cầu đặc biệt của khách hàng
- In Phiếu sửa chữa
Phiếu dành cho kỹ thuật viên sẽ không hiển thị giá bán nhằm đảm bảo tính bảo mật.
Trong quá trình sửa chữa, nếu phát sinh thêm dịch vụ hoặc vật tư, người dùng chỉ cần cập nhật trên Phiếu sửa chữa sau khi được khách hàng xác nhận.
Bước 5. Quyết toán và xuất kho
Sau khi xe hoàn thành sửa chữa, chọn: Hành động → Tạo Quyết toán
CRMOnline.CarSoft sẽ kế thừa toàn bộ dữ liệu từ Phiếu sửa chữa.
Người dùng kiểm tra:
- Dịch vụ thực hiện
- Vật tư sử dụng
- Thuế VAT
- Chiết khấu
- Tổng tiền
Lưu ý quan trọng
Để hệ thống tự động xuất kho, bắt buộc phải chuyển: Trạng thái xuất kho → Đã duyệt
Ngay lập tức hệ thống sẽ:
- Trừ tồn kho
- Tính giá vốn
- Ghi nhận doanh thu
- Hoàn tất nghiệp vụ kho
Đây là thao tác quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình.
Bước 6. Quản lý thu chi
Ngay sau khi Phiếu quyết toán được lưu, CRMOnline.CarSoft sẽ tự động tạo Phiếu thu.
Khách thanh toán đầy đủ
Người dùng chỉ cần xác nhận:
- Số tiền
- Phương thức thanh toán
Sau đó lưu phiếu.
Khách thanh toán một phần
Ví dụ:
- Tổng hóa đơn: 2.210.000 đồng
- Khách thanh toán: 1.210.000 đồng
Hệ thống sẽ quản lý:
- Phiếu thu đã thanh toán: 1.210.000 đồng
- Phiếu thu chờ thanh toán: 1.000.000 đồng
Nhờ đó, gara không cần theo dõi công nợ thủ công.
Bước 7. Theo dõi công nợ
Tại module Thu chi hoặc Dashboard, CRMOnline.CarSoft tự động thống kê:
- Danh sách khách hàng còn nợ
- Số tiền còn phải thu
- Ngày hẹn thanh toán
- Khoản nợ quá hạn
Khi khách hàng thanh toán, chỉ cần cập nhật Phiếu thu, hệ thống sẽ tự động giảm công nợ.
Bước 8. Báo cáo doanh thu
Sau khi toàn bộ quy trình hoàn tất, người quản lý có thể truy cập:
Quản lý gara → Lợi nhuận và công nợ theo quyết toán
CRMOnline.CarSoft sẽ tự động tổng hợp:
- Doanh thu
- Giá vốn
- Lợi nhuận
- Doanh thu theo dịch vụ
- Doanh thu theo kỹ thuật viên
- Công nợ
- Số lượng xe sửa chữa
Các báo cáo có thể xuất ra Excel hoặc PDF để phục vụ công tác quản lý.
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng CRMOnline.CarSoft
- Chuẩn hóa mã dịch vụ và vật tư ngay từ khi triển khai hệ thống.
- Không chỉnh sửa trực tiếp Phiếu quyết toán đã duyệt xuất kho.
- Luôn kiểm tra VAT và chiết khấu trước khi quyết toán.
- Chỉ chuyển trạng thái Đã duyệt khi đã xác nhận đúng vật tư thực tế sử dụng.
- Định kỳ kiểm tra Dashboard để theo dõi các khoản công nợ chưa thanh toán.
Kết luận
CRMOnline.CarSoft không chỉ là phần mềm quản lý gara mà còn là công cụ giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành từ tiếp nhận khách hàng đến báo cáo doanh thu.
Nhờ khả năng kế thừa dữ liệu giữa các nghiệp vụ, tự động xuất kho, quản lý công nợ và tổng hợp báo cáo theo thời gian thực, CRMOnline.CarSoft giúp gara giảm đáng kể thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý gara ô tô toàn diện trên nền tảng SuiteCRM, hãy liên hệ CRMOnline để được tư vấn, trải nghiệm demo và khám phá các tính năng phù hợp với mô hình vận hành của doanh nghiệp.